Das Land Hessen hat sich zum Ziel gesetzt, die zukünftigen Versorgungslasten zu bilanzieren, um Rücklagen für die Versorgung aller hessischen Beamtinnen und Beamten bilden zu können. Im Rahmen dieser Bilanzierung der Versorgungslasten hat das Dezernat Beamtenversorgung vom Land Hessen die Aufgabe zugeteilt bekommen, die Dienstzeiten aller hessischen Landesbeamtinnen und Landesbeamten zu erfassen.
Für die Feststellung der ruhegehaltfähigen Dienstzeiten werden die Personalakten aller aktiven Landesbeamtinnen und Landesbeamten eingesehen.
Nach den geltenden Bestimmungen des Hess. Beamtenversorgungsgesetzes (HBeamtVG) können nur zweifelsfrei nachgewiesene Zeiten als ruhegehaltfähig anerkannt werden, d.h. es müssen in der Regel eindeutige Nachweise über Beginn und Ende der maßgeblichen Zeit sowie ggf. des Beschäftigungsumfangs vorliegen. Im Zusammenhang mit Ihrer Einstellung bzw. Ernennung waren diese genauen Nachweise nicht immer erforderlich, sodass diese Unterlagen unter Umständen nicht in Ihrer Personalakte vorhanden sind.
Es kann daher vorkommen, dass von Ihnen im Rahmen der Dienstzeitenerfassung zusätzliche Nachweise angefordert werden. Durch diese frühzeitige Überprüfung der maßgeblichen ruhegehaltfähigen Dienstzeiten und die Vervollständigung der dafür erforderlichen Unterlagen werden beim Eintritt in den Ruhestand gleichzeitig Verzögerungen bei der Festsetzung der Versorgungsbezüge vermieden bzw. verringert.
Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht darüber, welche Nachweise geeignet sind, um bestimmte Sachverhalte und Dienstzeiten zu belegen:
| Nachzuweisende Dienstzeit | Geeigneter Nachweis |
| Studium Beginn und Dauer | Kopie des Studienbuches, Immatrikulationsbescheinigung, Bescheinigung des Prüfungsamtes |
| Anrechnung eines Vorstudiums | Bescheinigung des Prüfungsamtes, in welchem Umfang (Semester) das Vorstudium angerechnet wurde |
| Grundwehrdienst / Zivildienst | Dienstzeitbescheinigung, Zivildienstbescheinigung des Bundesamtes für den Zivildienst Wehrdienstbescheinigung des Bundesamtes |
| Beschäftigungszeiten | Arbeitsverträge, Verdienstbescheinigung, Arbeitszeugnis mit zusätzlicher Angabe über Art und Umfang der ausgeübten Tätigkeit |
| Beamtenverhältnis auf Widerruf/ Probe | Kopie der Ernennungsurkunde und Nachweis über Datum der Aushändigung, Bescheinigung über die Nachversicherung in der Deutschen Rentenversicherung, "Aufschubbescheinigung" (Bescheinigung über den Aufschub der Nachversicherung bei der DRV) |